Октябрь 2013 — по настоящее время (2 месяца)
ООО "ТехноГранд" (Новомосковск (Тульская область)) — Химическое производство, удобрения
Специалист административного отдела/ специалист по ВЭД
Стандартные обязанности секретаря:
Прием и распределение тел. звонков.
Работа с входящей корреспонденцией.
Работа с исходящей корреспонденцией (учет отправляемой корреспонденции, оформление для отправки).
Работа с внутренней документацией подразделения.
Ведение делопроизводства.
Внутренний документооборот.
Осуществление контроля оформления документов.
Ведение деловой переписки.
Контроль исполнения документов, поручений руководителя.
Подготовка приказов‚ распоряжений.
Выполнение технических работ с документами (сканирование‚ копирование).
Организация командировок сотрудников (заказ ж/д и авиабилетов‚ бронирование гостиниц).
Встреча/прием посетителей.
Обеспечение жизнедеятельности офиса.
Выполнение поручений руководителя.
Обязанности специалиста ВЭД:
Формирование пакета документов для проведения таможенного оформления грузов.
Расчет таможенных платежей.
Оформление сопроводительной документации.
Октябрь 2009 — сентябрь 2013 (4 года)
Полипласт Новомосковск, ООО (Новомосковск (Тульская область), www.polyplast-un.ru) — Химическое производство, удобрения
Ведущий специалист административного отдела (помощник генерального директора)
• Выполнение поручений Генерального директора, а также руководителей структурных подразделений предпрития;
• Административная и организационная поддержка Генерального директора: планирование рабочего дня, организация деловых встреч, совещаний, поездок;
• Travel-поддержка руководителя и его членов семьи, а также руководителей подразделений (бронирование авиа и ж/д билетов, гостиниц (Россия, заграница);
• Подготовка документов для оформления Виз (США, Шенген, Китай, и др.), паспортов, бизнес- приглашений;
• Прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование;
• Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
• Ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов;
• Контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;
• Ведение регистрации документов;
• Взаимодействие со всеми структурными подразделениями компании;
• Переписка с иностранными партнерами;
• Прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и тому подобное);
• Создание «телефонного имиджа» компании и руководителя, ограждение руководителя от ненужных посетителей и звонков, самостоятельное принятие решений по переадресации и завершению звонков;
• Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе;
• Организация и координация встреч руководителя, разработка наиболее рационального порядка и процедуры работы;
• Подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов совещаний;
• Организация кофе-брейков и встреч руководителя, прием гостей;
• Организация работы курьеров, работа с разными курьерскими службами и оформление любой отправки по России или в Зарубежье;
• Назначение и организация встреч, ведение еженедельного и ежедневного расписания
руководителя.
