05/2008 – 02/2010
Холдинг «Linea 12/ЕТС group», г. Киев:
-Рекламное агентство полного цикла McCann Erickson/Linea12
-Модельное агентство «Линия 12»
-Фотогалерея «Brucie collections»
-Туристическая компания «Чил Аут Тревел»
Персональный ассистент владельца бизнеса
Обязанности:
1) Функции ассистента директора:
Организация встреч руководителя;
Ведения графика/распорядка рабочего дня руководителя;
Помощь при подготовке к совещаниям.
2) Участие в проекте “Brucie Collections Gallery” ( http://www.bruciecollections.com/) :
Создание базы клиентов, дальнейшее расширение;
Помощь в организации доставки фото-работ (Все работы исключительно оригинальные, сотрудничество, в основном, с известными фотографами современности (США, Канада, Австрия, Франция, Италия, Россия);
Помощь при подготовке пресс-релизов (подбор информации, редактирование), организация пресс-конференций;
Перевод биографии/названий работ и т.д.;
Сотрудничество с багетными мастерскими;
Помощь в поиске автора для последующих выставок;
Проведение открытия выставок (рассылка пригласительных,как жестких, так и элеткронных, регистрация посетителей, организация кейтеринга).
3) Функции HR менеджера:
Размещение вакансий на сайтах трудоустройства;
Поиск кандидатов;
Предварительное собеседование по телефону;
Тестирование;
Собеседование с кандидатами (административные должности);
Сотрудничество со страховой компанией (страхование сотрудников, выяснение и решение всех существующих и возникающих вопросов);
Оформление сотрудников (выпуск з/п карт, запись в трудовой кн.).
4) Административные функции:
Обеспечение канцтоварами;
Обеспечение хозтоварами;
Контроль обеспечение оперативной циркуляции входящей и исходящей корреспонденции (Эл. почта, курьерские доставки, коммерческие предложения);
Контроль и управление вспомогательным персоналом (уборка, охрана);
Административно-хозяйственная деятельность (обеспечение офиса водой, контроль наличия продуктов, посуды, различного необходимого инвентаря;
А дминистративная поддержка BTL отдела;
Организация праздничных поздравлений.
5) New Business:
Мониторинг рынков медиа, фарма, табачной/алкогольной продукции; ведение таблицы;
Обзвон потенциальных клиентов, установление контакта с руководством;
Организация встречи руководителей с последующей презентацией работы нашего агентства возможному клиенту.
6) Travel Management:
Организация командировок сотрудников компании;
Заказ авиа/ж.д. билетов сотрудникам компании;
Заказ/бронирование гостиниц;
Сотрудничество с туристическими компаниями
10/2007 – 05/2008
Научно-производственный онкологический и кардиологический центр «Макс-Велл»
Офис-менеджер/ассистент генерального директора
Обязанности:
1) Сотрудничество с рекламными агентствами:
Разработка, согласование, утверждение единого корпоративного стиля;
Оборудование входной группы (ресепшен, логотип компании);
Дизайн интерьера офиса;
Производство именных табличек, визиток, буклетов в корпоративном стиле;
2) Контроль всех ремонтных работ производимых в офисе:
установка специальных брэндированных стендов;
косметический ремонт офиса;
выбор, заказ, расстановка мебели;
освещение общее, установка VIP освещения.
3) Общее обустраивание офиса:
Выбор, заказ кухни;
4) Функции ассистента генерального директора:
Организация встреч руководителя;
Ведения графика/распорядка рабочего дня руководителя;
Помощь при подготовке к совещаниям;
Ведение протокола на совещаниях.
5) Административные функции:
Сотрудничество с администратором/персоналом/службами бизнес центра – контроль бесперебойной работы вентиляции, света, сан. техники;
Обеспечение офиса, ОРГ техникой;
Обеспечение канцтоварами;
Обеспечение хозтоварами;
Контроль обеспечение оперативной циркуляции входящей и исходящей корреспонденции (Эл. почта, курьерские доставки, коммерческие предложения);
Контроль работы секретарей приемной;
Контроль и управление вспомогательным персоналом (уборка, охрана).
6) Административно-хозяйственная деятельность
(обеспечение офиса водой, контроль наличия продуктов, посуды, различного необходимого инвентаря)
7) Финансовые функции:
Работа со счетами по аренде офиса;
Заключение договоров, оплата счетов компаний-партнеров.
8)Travel Management:
Организация командировок сотрудников компании;
Подготовка приказов на командировку, командировочных удостоверений;
Заказ авиа/ж.д. билетов сотрудникам компании;
Заказ/бронирование гостиниц;
Сотрудничество с туристическими компаниями.
Дополнительно
- Контроль и выдача пропусков в офис всем сотрудникам компании
- Видео наблюдение за офисным помещением
- Перевод при встречах с иностранными партнерами, коллегами
09/2006 – 10/2007 JT International Kiev/Ukraine
Ресепшеонист/секретарь
Обязанности:
1) Административные функции:
Прием и распределение телефонных звонков/прием посетителей;
Обеспечение оперативной циркуляции входящей и исходящей корреспонденции (Эл. почта, курьерские доставки, коммерческие предложения);
Организация и контроль работы курьеров;
Техническая поддержка (сканирование, распечатка, факс, работа с ОРГ техникой);
Обновление выделенной страницы в локальном сайте компании;
Помощь старшему администратору офиса по административно-хозяйственной деятельности (обеспечение офиса водой, контроль наличия продуктов для конференций, проверка наличия моющих средств, мыла, ароматизаторов в сан. узлах);
Сотрудничество с администратором/персоналом/службами бизнес центра – контроль бесперебойной работы вентиляции, света, сан. техники
2) Финансовые функции:
Ежемесячные отчеты по счетам курьерских служб (DHL, Ex-Moto);
Ежемесячный отчет по работе со службой такси;
Ежемесячный контроль и отчет по возмещению суммы, потраченной на питание каждого сотрудника;
3) Travel Management;
4) Ответственность и курирование автомобильного парка компании:
Контроль передвижения автомобилей, работы службы такси
