12.2010 - 07.2011 , Всероссийская общественная организация "Русское географическое общество"
Общественная деятельность/партии/благотворительность
Начальник архива
- вела учет (базу, учетные карточки 7000 человек) Членов и Кандидатов РГО в соответствии с Уставом Общества;
- вела учет и выдачу членских билетов;
- организовывала взаимодействие (встречи, переписку) Региональных отделений с Исполнительной дирекцией РГО;
- составляла справки (сводки) по работе Регионального отдела для предоставления Исполнительной дирекции РГО, Ученому совету РГО, сотрудникам РГО;
- вела документооборот Центра регионального развития РГО;
- принимала участие в организации работы Отдела делопроизводства по формированию Архива РГО (консультировала по формированию дел, входила в состав комиссии по оценке документов и подготовке их к хранению в Архиве);
- занималась оформлением командировочных документов для сотрудников;
- взаимодействовала с бухгалтерией организации по вопросу соответствия и своевременного предоставления отчетных документов по командировкам сотрудников, бюджету Центра регионального развития;
- занималась Представительскими расходами Центра регионального развития РГО (организацией закупок продуктов и канцтоваров в офис), отчетностью по ним;
- взаимодействовала с Юридическим отделом ВОО РГО по созданию юридических лиц в Региональных отделениях РГО: формировала пакеты документов, как предоставляемые Региональными отделениями юристам Исполнительной дирекции РГО, так и передаваемые в Регионы, консультировала Региональные отделения РГО по комплектации предоставляемых пакетов документов и вела учет до окончания регистрации;
04.2007 - 12.2010 , ЗАО "ГК Дружба" (строительный холдинг)
Строительство/архитектура/недвижимость
Заведующая канцелярией, руководитель службы документального обеспечения (архива организации)
Руководила канцелярией Холдинга:
- составляла организационно-распорядительные и нормативные документы по общей деятельности Холдинга и делопроизводству;
- разрабатывала номенклатуру дел, в том числе сводную номенклатуру дел Холдинга с "0";
- унифицировала формы документов на бланках Холдинга в соответствии с нормами ГОСТа и осуществляла контроль соответствия;
- разработала единую систему документооборота Холдинга с учетом специфики структуры, вноcила изменения в соответствии с изменениями структуры;
- осуществляла информационно-справочную поддержку структурных подразделений в рамках деятельности Канцелярии (МО, г. Домодедово);
- осуществляла контроль приема и регистрации входящей/исходящей корреспонденции, оформления и хранения дел в соответствии с номенклатурой;
- проводила экспертизу, редактирование общей внутренней и внешней переписки Холдинга на предмет правильности составления и оформления в соответствии с унифицированными формами документации и требованиями Инструкции по делопроизводству;
- осуществляла контроль согласования документов и исполнительный контроль;
- обеспечивала своевременную доставку корреспонденции руководству подразделений Холдинга (экспертиза и распределение документов по подразделениям);
- организовывала своевременную доставку корреспонденции в офис (работала с почтовым отделением по заключению договора на обслуживание), отправку исходящей корреспонденции почтой и курьерской службой, регулировала взаимодействие и обмен информацией с подразделениями Холдинга в МО: электронной почтой, факсом, водителями-экспедиторами;
- вела и контролировала прием звонков, составление и отправку телефонограмм (телеграмм);
- организовывала подбор текущей документации по заявкам руководителей и сотрудников (ксерокопирование, сканирование, брошюрование);
- следила за своевременным обеспечением канцелярии необходимыми принадлежностями, канцтоварами, картриджами;
- составляла бюджет и вела финансовую отчетность по расходам канцелярии.
Руководила службой документального обеспечения (архивом):
- отвечала за хранение Уставных документов всего Холдинга и работу с ними (16 юридических лиц);
- контролировала (в соответствие со стандартом) оформление Дел, передаваемых на хранение в архив Холдинга, их учет и регистрацию;
- вела базу данных архивных документов: технической документации, бухгалтерской документации, документов по основной деятельности всех подразделений (юридических лиц) Холдинга;
- организовывала подбор архивных документов по заявкам руководителей и сотрудников (анализ по приоритетам и срочности исполнения);
- принимала документы на хранение в архив;
- осуществляла контроль хранения, доступа и уничтожения документов архива.
11.2004 - 01.2007 , Национальная фондовая ассоциация (банков России)
Банки/кредиты/инвестиции/лизинг
Начальник канцелярии
- организовывала работу секретарей, курьера и водителя-экспедитора, обзвон по письмам, встречи в офисе и вне офиса, командировки руководства, работу с входящей и исходящей корреспонденцией;
- вела график работы руководителей, график работы водителя, график посещаемости сотрудников (составляла табель), базу данных контактов руководителей (переговоры, встречи);
- контролировала исполнение сотрудниками приказов, ведение документооборота, качество составления документов на бланках Организации в соответствии с ГОСТом, своевременное получение ответов на запросы, а также отправку ответов в Госорганы и др. организации;
- осуществляла прием и распределение звонков, корреспонденции, прием посетителей, поздравление VIP персон и сотрудников, подготовку и своевременную отправку почтовых рассылов (до 2000 писем в одном), закупку канцтоваров и продуктов;
- организовывала и контролировала подготовку документов для проведения конференций, семинаров, рабочих групп, текущей переписки;
-осуществляла подготовку внутрикорпоративных мероприятий;
-занималась обучением секретарей;
-обеспечивала бесперебойную работу отдела, решала различные организационные вопросы.
Скорость печати от 120 у/с.
07.2003 - 11.2004 , ООО "ГРАНТ" (Агентство недвижимости)
Строительство/архитектура/недвижимость
Начальник секретариата
Обязанности:
- постановка документооборота с «0»;
- делопроизводство (оформление Договоров, доверенностей и их учет);
- размещение рекламы (в печатных изданиях, в интернете);
- развитие технического и программного обеспечения Агентства (обновление программы, взаимодействие с разработчиком, приобретение оргтехники, создание и ведение электронной базы данных, обновление информации на сайте);
- организация взаимодействия Отделов;
- подбор и обучение секретарей работе со спецпрограммой, делопроизводству, работе с базой данных;
- контроль и учет телефонных переговоров с клиентами;
- решение административно-хозяйственных вопросов.
08.2002 - 06.2003 , ООО «ЦЕНТРЧАР» Юридическая фирма
Юриспруденция
Менеджер
Обязанности:
- оформление документов и ведение процесса регистрации юридических лиц в ИМНС РФ и фондах (составляла необходимые документы для регистрации, получения ОГРН и ИНН, формировала пакеты документов для сдачи в фонды);
- осуществляла руководство курьерами.
Рекомендации:
ВОО РГО - Заместитель исполнительного директора, руководитель Центра регионального развития (по запросу);
ЗАО "ГК "Дружба" - Технический директор (по запросу).
