Ноябрь 2007 — Май 2008
Инженерный центр
Руководитель секретариата
• Организация, координация и контроль работы секретариата.
• Ведение делопроизводства и организация электронного документооборота офиса.
• Контроль исполнения поручений Генерального директора.
• Осуществление взаимодействия со структурными подразделениями Организации.
• Обеспечение: приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документам.
• Осуществление контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства.
• Осуществление процесса ознакомления работников Организации с приказами и распоряжениями администрации.
• Контроль за качеством подготовки, правильности составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству Организации.
• Информационно - справочное обслуживание и хранение документной информации.
• Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
• Обеспечение единого порядка отбора, учета, сохранности, качества обработки документов, использования документов образующихся в деятельности отдела, для передачи на хранение в архив.
• Разработка и внедрение инструкции по делопроизводству, положений, должностных инструкций, и иных документов, регламентирующих деятельность отдела.
• Участие в подборе и мотивации персонала (собеседование, прием документов, обучение, повышение квалификации сотрудников в сфере работы с документами и др.).
• Организация встреч и переговоров: подготовка и обеспечение проведения встреч, совещаний и мероприятий с участием Руководителей (обеспечение работы приемных).
• Организация командировок (бронирование гостиниц, заказ авиа и ж/д. билетов).
Март 2006 — Февраль 2007
Ген.дирекция Стройзаказчика МЧС России
Начальник общего отдела
• Организация и контроль работы приемной.
• Руководство работой обслуживающего персонала.
• Координация работы отделов Генеральной дирекции.
• Контроль исполнения поручений аппарата МЧС России.
• Административная поддержка руководителя.
• Сбор материалов и документов на проведение тендерных торгов, участие в рабочей комиссии по тендерным торгам.
• Осуществление взаимодействия с подразделениями МЧС России.
• Ведение делопроизводства и организация документооборота офиса.
• Выполнение работы по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия (оформление приказов по личному составу, личных карточек, трудовых книжек, трудовых контрактов, командировочных документов, листов нетрудоспособности, ведение табеля учета рабочего времени).
• Осуществление контроля, за исполнением приказов.
Декабрь 2003 — Август 2005
ЗАО «Элтоп»
Делопроизводитель
• Подбор персонала.
• Управление и координация работы: курьерской службы, автотранспорта.
• Ведение делопроизводства и организация документооборота офиса.
• Кадровый документооборот.
• Обеспечение приема, учета, регистрации и распределение всех потоков входящей, исходящей и внутренней документации.
• Прием и распределение телефонных звонков.
• Прием и отправка почтовой корреспонденции.
• Осуществление срокового и исполнительского контроля.
• Информационно-справочное сопровождение деятельности офиса.
• Организация работы с письмами и обращениями.
• Организация и обслуживание совещаний, организация приема посетителей, пропускной системы на территорию Организации.
• Ведение БД, договоров, отчетности.
• Управление приемной офиса.
• Контроль над работой офисного оборудования и оргтехники.
• Организация и контроль ремонтных работ.
• Решение административно хозяйственных вопросов.
• Закупка, хранение, выдача и учет материальных средств.
Декабрь 2002 — Ноябрь 2003
ООО «Дельта»
Офис-менеджер
• Подбор и обучение персонала.
• Координация работы сотрудников (курьеры, водители, уборщицы).
• Административная поддержка руководителя.
• Осуществление подготовки необходимых документов и материалов.
• Делопроизводство.
• Кадровое делопроизводство.
• Ведение корреспонденции и документооборота компании.
• Ведение БД, отчетности.
• Первичная бухгалтерия.
• Работа с клиентами, поставщиками.
• Заключение (согласование и регистрация) договоров.
• Организация и координация работы офиса.
• Административно-хозяйственное сопровождение деятельности офиса (организация закупок канцелярии, хоз. товаров, расходных материалов, мебели, организация и контроль поставок офисного оборудования, оргтехники, организация текущего ремонта и рабочих мест, контроль за расходованием материалов).
• Прием посетителей. •Работа с оргтехникой, Интернет, электронная почта.
Май 1996 — Октябрь 2002
Спорткомплекс
Старший администратор сети тренажерных залов
• Организация кадровой работы компании, подбор и обучение персонала.
• Общее руководство коллективом (расстановка кадров, организация и планирование работы сотрудников).
• Ведение документооборота.
• Ведение клиентской базы.
• Работа с клиентами, поставщиками.
• Закупка и продажа спортивного питания.
• Анализ цен на спортивное питание, формирование ценовой политики компании.
• Контроль и формирование сроков и качества поставок спортивного оборудования, питания.
• Создание, заполнение и сопровождение базы данных поставок спортивного питания.
• Маркетинговые исследования.
• Рекламная политика, размещение во все носители.
• Отслеживание работы спортзалов.
• Улаживание конфликтов.
Ключевые навыки:
• Опыт работы в управлении секретариатом‚ хозяйственным и техническим персоналом (в прямом подчинении от 2-15 человек).
• Руководство деятельностью Отдела‚ планирование‚ координация и контроль результатов работ‚ состояния трудовой дисциплины.
• Выполнение работы по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия (ведение‚ заполнение‚ учет и хранение трудовых книжек‚ оформление приказов по личному составу‚ личных карточек‚ трудовых договоров‚ контрактов‚ командировочных документов‚ листов нетрудоспособности‚ полисов ОМС‚ ведение табеля учета рабочего времени).
• Подбор персонала согласно штатного расписания и кадровой политики Организации‚ организация и проведение собеседований‚ прием‚ увольнение‚ кадровые перемещения‚ обучение‚ повышение квалификации сотрудников в сфере работы с документами.
• Ведение делопроизводства и организация документооборота офиса (создание‚ контроль оформления‚ регистрация‚ учет‚ хранение‚ и распространение документов текущего делопроизводства‚ в том числе ОРД‚ построение поисковых систем‚ ведение реестров).
• Разработка и внедрение инструкции по делопроизводству‚ положений структурных подразделений‚ должностных инструкций‚ и иных документов‚ регламентирующих деятельность Организации.
• Осуществление взаимодействия со структурными подразделениями Организации.
• Осуществление срокового и исполнительского контроля.
• Информационно-справочное сопровождение деятельности офиса.
• Административная поддержка руководителя.
• Планирование и организация деловых встреч‚ переговоров.
• Бронирование гостиниц‚ заказ авиа и ж/д. билетов.
• Первичная бухгалтерия.
• Работа с клиентами‚ поставщиками.
• Заключение (согласование и регистрация) договоров.
• Организация и координация работы офиса.
• Административно-хозяйственное сопровождение деятельности офиса (организация закупок канцелярии‚ хоз. товаров‚ расходных материалов‚ мебели‚ организация и контроль поставок офисного оборудования‚ оргтехники‚ организация текущего ремонта и рабочих мест‚ контроль за расходованием материалов).
• Знание правил делового этикета и телефонного общения.
• Владение навыками делопроизводства в полном объеме на основе нормативной базы федеральных стандартов.
• Уверенный пользователь ПК: (Windows' MS Office), Photoshop, свободное владение Интернет-ресурсами, знание кадровых программ 1С ЗУП, ЗиК, справочно-правовых программ Консультант Плюс, Гарант, программ электронного документооборота DocsVision
• Работа с оргтехникой (факс, ксерокс, сканер, мини-АТС).
