Секретарь. Актуальные профессии

У каждого руководителя предприятия маленькое оно или больше есть помощник, всем известный секретарь. Именно он зачастую играет важную роль и является неформальной «правой рукой» руководителя, его незаменимый помощником и, который зачастую является лицом фирмы. Какова же роль секретаря в компании и какой должен быть секретарь, чтобы его ценил директор компании. 

Описании профессии

Чаще всего на должности секретаря находится женщина в возрасте от 20 до 40 лет. Идеальная кандидатка 25-30 лет. Работодатели, естественно подбирают секретарей с приятной внешностью и хорошими коммуникативными способностями. Ранее секретарь выполнял функции офис-менеджера, однако все чаще в обязанности этого специалиста входит и совместная работа с директором.  Он отвечает за планы и контроль выполнения запланированных задач руководителя. 

Стандартные обязанности секретаря:

• Прием звонков в приемную директора,
• Прием посетителей,
• Ведение делопроизводства (учет и регистрация входящей и исходящей документации);
• Фильтрация электронных писем и ответы на них,
• Планирование рабочего дня руководителя,
• Организация общекорпоративных совещаний, собраний, встреч, корпоративного обучения (заказ гостиниц, авиабилетов, организация досуга сотрудников на корпоративных мероприятиях,
• Заказ канцтоваров, иногда даже инвентаризация техники и мебели в офисе,
• Обеспечение руководителя всем необходимым во время рабочего дня (чай, кофе, организация обеда и т.д.)

Требования к секретарю

Когда работодатель хочет найти секретаря к себе в приемную он подходит к этому делу особенно скрупулёзно, ведь это тот человек, который должен соответствовать всем его требованиям как по уровню квалификации, так и по личным качествам. 

Кроме приятной внешности и общительности директора компаний хотят увидеть в кандидате на должность секретаря следующие личные качества:

• Доброжелательность,
• Ответственность,
• Грамотность,
• Корректность,
• Высокая культура общения,
• Чувство стиля,
• Самоорганизованность,
• Самообладание,
• Стрессоустойчивость,
• Высокий уровень работоспособности,
• Преданность,
• Хорошая память,
• Пунктуальность,
• Легкообучаемость и «гибкость».

Ведь секретарь должен работать именно так как хочет руководитель и практически всегда в первые месяцы идет сложный адаптационный период как для руководителя, так и для секретаря. Руководителю приходится учить и объяснять, как он хочет видеть работу своего ближайшего сотрудника.

Что касается навыков профессионального секретаря, то существуют обязательные требования:

• Высшее образование,
• Опыт и способность организовать продуктивно свое рабочее время,
• Навыки профессиональной работы с офисными программами, почтовыми сервисами и оргтехникой,
• Знание телефонного этикета,
• Знание основ делопроизводства.
• Знания английского либо дополнительного иностранного языка будет большим плюсом при трудоустройстве в любую компанию. В больших компаниях, которые имеют партнеров заграницей работодатель в обязательном порядке требует, чтобы кандидат на должность обладал необходимым практическим уровнем знаний и общения на английском языке.

Профессиональных требований к кандидату на должность секретаря достаточно мало, в основном работодатели уделяют больше внимания на личные качества. Причина в том, что каждый руководитель уделяет индивидуальный подход к работе этого специалиста и корректирует его процесс работы уже на месте, когда он приступает к своим обязанностям.

Средняя заработная плата секретаря в России составляет от 20 тыс. рублей в месяц до 50 тыс. рублей в месяц.  Наиболее высокие заработные платы этого специалиста были зафиксированы в Уральской области, более 70 тыс. рублей, когда работа в москве этого специалиста оценивается в среднем 35 тыс. рублей.